Karty kredytowe biznesowe: 6 -punktowy przewodnik dla właścicieli małych firm

jako właściciel małej firmy, wiesz, że karta kredytowa może być pomocnym narzędziem do zarządzania finansami Twojej firmy. Jest to również doskonały sposób na zapewnienie pracownikom środków do radzenia sobie z wydatkami biznesowymi.

Ale jeśli nie są one prawidłowo używane, karty kredytowe mogą szybko wymknąć się spod kontroli i powodować poważne problemy dla Twojej firmy. Dajmy więc kilka wskazówek, jak kontrolować kartę kredytową biznesową.

Karty dystrybucyjne mądrze

mądrze o tym, kogo powierzasz kartę kredytową biznesową, to połowa bitwy w utrzymaniu kontroli kart kredytowych biznesowych. Pamiętaj, aby przekazać karty tylko tym pracownikom, którym ufasz, że są rozsądni i którzy faktycznie potrzebują ich do wykonania zadań związanych z pracą.

zasadniczo, im mniej dystrybuujesz karty, tym mniej możliwości jest niewłaściwe użycie. Konieczne jest ograniczenie liczby kart Wydajesz; W ten sposób możesz obserwować wydatki, zrozumieć, kto korzysta z kart odpowiedzialnie, a kto nie, i uniknąć zbyt wielu wydatków na śledzenie.

Dla niekwalifikujących się pracowników drobna gotówka lub podobne rozwiązanie obejmujące łączne pieniądze mogą być lepszym wyborem. Możesz także zwrócić pracowników za płacenie wydatków związanych z firmą za pomocą karty osobistych na podstawie paragonów.

Jeśli zdecydujesz się zdecydować się na alternatywne podejście, upewnij się, że zapewnia to zdrowe poziomy odpowiedzialności.

Wreszcie, nie zapomnij zbierać kart od pracowników, jeśli opuszczają firmę. Zabrzeczone pracownicy mogą niewłaściwie wykorzystać kartę, a cofnięcie tych szkód może być trudne i czasochłonne.

Utwórz politykę wydatków

Polityka wydatków to zestaw wytycznych, które firmy wykorzystują do zarządzania wydatkami pracowników. Wskazane jest uwzględnienie umowy użytkownika karty w ramach polisy, a pracownicy powinni co roku podpisać umowę.

Rzeczywiste zasady mogą obejmować ustalanie limitów tego, ile można wydać dziennie lub na zakup. Powinieneś również ustalić, jakie rodzaje wydatków są dopuszczalne i wyjaśnić, że potrzebujesz wpływów na wszystkie wydatki.

Krótko mówiąc, chcesz ustawić podstawowe zasady korzystania z karty kredytowej. Wynika to z faktu, że karty kredytowe i zainteresowanie, które naliczają, mogą wymknąć się spod kontroli, jeśli zostaną niezaznaczone.

Podczas pisania polityki wydatków powinieneś jasno określić proces dyscyplinarny. Będzie to przydatne w przypadkach niezgodności. Po podpisanych umowach możesz i powinieneś egzekwować działania dyscyplinarne w razie potrzeby.

Ustaw ograniczenia

Oprócz ustawienia wydatków Limity, będziesz również chciał ograniczyć rodzaje zakupów, które można dokonywać za pomocą biznesowych kart kredytowych. Pomoże to uniemożliwić Twoim pracownikom dokonywanie osobistych zakupów za pomocą karty. Pomocne może być również

tworzenie kategorii zakupów. Na przykład możesz zezwolić na obciążenie tylko niektórych rodzajów wydatków. Korzystne może być również tworzenie granic tego, ile można wydać w każdej kategorii.

ustalanie limitów obiadów firmowych, pokoi hotelowych i innych wydatków może mieć wpływ na różnicę. Może to być klucz między odpowiedzialnym zażywaniem karty firmy a pracownikami, którzy oddają się w imieniu firmy.

Uproszczenie raportowania wydatków

Ułatwiaj pracownikom śledzenie ich wydatków poprzez uproszczenie procesu raportowania wydatków. Pytanie o rachunki jest obowiązkowe, jeśli chcesz zapobiec nadmiernemu wydatkowi.

Ten system nie jest idealny i Może powodować kłopot, gdy coś pójdzie nie tak. W końcu wpływy mogą łatwo się zgubić lub uszkodzić. Co więcej, takie podejście wymaga od osoby z Twojej firmy do nadzorowania procesu weryfikacji i dopasowania wpływów do wydatków.

łatwiejszym sposobem zarządzania tym jest korzystanie z oprogramowania, które pozwala pracownikom przesyłać wydatki i łatwe śledzenie wydatków. Możesz także rozważyć dostarczenie pracownikom wstępnie wydrukowanych raportów z wydatków lub szablonów, z których mogą skorzystać.

Wypełnienie raportu za każdym razem, gdy używana jest karta, może wydawać się stratą czasu. Jednak udokumentowanie wszystkiego, aby ludzie mogli zostać pociągnięci do odpowiedzialności, okaże się nieocenione, jeśli pojawi się problem.

Monitoruj aktywność i ustaw alerty

Ważne jest monitorowanie działalności karty kredytowej biznesowej i upewnienie się, że wszystkie opłaty są uzasadnione. Możesz to zrobić, rejestrując się dla konta online z emitentem karty kredytowej. Możesz skonfigurować alerty po dokonaniu zakupu lub równowaga osiągnie określoną kwotę.

Pomoże Jeśli pozostanie bez nadzoru, nieodpowiedzialne wykorzystanie karty kredytowej może wygenerować dług i mieć negatywny wpływ na zdolność kredytową Twojej firmy. Z oceną kredytową ważoną długiem karty kredytowej może być trudno pożyczyć kapitał dla swojej firmy.

ma plan rozwiązania problemów

Pomimo najlepszych wysiłków, mogą wystąpić chwile, gdy pojawią się problemy. Czasami kwestie, o których mowa, można pominąć loty lub zespół sprzedaży zajmujący się skomplikowanym klientem, który wymaga wydania więcej niż budżet.

Konieczne jest posiadanie planu radzenia sobie z tymi sytuacjami, nawet zanim się pojawią. Jeśli to zrobisz, twoi pracownicy Kusi się, aby je rozwiązać, po prostu przesuwając kartę kredytową. Rozwiązaniem może być wyznaczony kontakt w sprawie zgłaszania problemów lub ustanowienia procedur rozwiązywania sporów.

Z drugiej strony, jeśli problem sprowadza się do rażącego niewłaściwego użycia karty przez pracownika z powodów osobistych, powinieneś być surowy i stanowczy. Pamiętaj, aby poruszyć ten problem we właściwym czasie i miejscu.

Powinieneś upewnić się, że cały proces jest przezroczysty; Każdy, kto ma dostęp do kart kredytowych, musi zrozumieć, co jest dopuszczalne, a co nie będzie tolerowane. Tworząc solidny poziom przejrzystości, będziesz również zachęcać pracowników do zgłaszania wszelkich problemów.

Wszystkie we wszystkich

Podążając za tymi wskazówkami, możesz pomóc w kontrolowaniu karty kredytowej biznesowej i uniknąć potencjalnych problemów. Wdrożenie tych wytycznych znacznie przyczyni się do zapewnienia że Twoja biznesowa karta kredytowa jest używana odpowiedzialnie i wydajnie.

Autor

Aleksandra Arsic jest specjalistą ds. Treści na Fortunly.com. Dzięki dyplomowi z ekonomii cieszy się takimi tematami, jak finanse, globalna gospodarka, a także informatyka. Można ją znaleźć, pisząc, projektując i rozwijając wszelkiego rodzaju wysokiej jakości treści, i upewnia się, że nadąża za najnowszymi trendami technologicznymi

Karty kredytowe po biznesowym: 6 -punktowy przewodnik dla właścicieli małych firm pojawił się pierwszy na smarthustle.com.