Tarjetas de crédito comerciales: una guía de 6 puntos para propietarios de pequeñas empresas

Como propietario de una pequeña empresa, sabe que una tarjeta de crédito puede ser una herramienta útil para administrar las finanzas de su negocio. También es una excelente manera de proporcionar a sus empleados los medios para manejar sus gastos comerciales.

Pero si no se usan correctamente, las tarjetas de crédito pueden salir de control y causar problemas graves para su negocio. Por lo tanto, les brinde algunos consejos para mantener su tarjeta de crédito comercial bajo control.

Distribuir tarjetas sabiamente

siendo sabio acerca de a quién confía con una tarjeta de crédito comercial es la mitad de la batalla para mantener las tarjetas de crédito de su negocio bajo control. Asegúrese de dar las tarjetas solo a aquellos empleados en los que confía para que sean sensibles y que realmente las necesiten para completar sus tareas relacionadas con el trabajo.

esencialmente, cuantas menos cartas distribuyas, menos oportunidades hay para el mal uso. Es esencial limitar el número de tarjetas Usted emite; De esa manera, puede vigilar más de cerca el gasto, comprender quién usa las tarjetas de manera responsable y quién no, y evitar tener demasiados gastos para rastrear.

Puede configurar rutas alternativas para empleados que no son elegibles para una tarjeta de crédito de la empresa. Para los empleados no elegibles, el efectivo menor o una solución similar que involucra dinero agrupado podría ser una mejor opción. También puede reembolsar a los empleados por pagar los gastos relacionados con la empresa utilizando sus tarjetas personales basadas en los recibos.

Si decide optar por un enfoque alternativo, asegúrese de que sea uno que proporcione niveles saludables de responsabilidad.

Finalmente, no olvide recolectar tarjetas de los empleados si dejan la empresa. Los empleados privados de sus derechos podrían mal uso de la tarjeta, y podría ser difícil y lento deshacer ese daño.

Crear una política de gastos

Una política de gastos es un conjunto de pautas que las empresas usan para administrar el gasto de los empleados. Es aconsejable incluir un acuerdo de usuario de tarjeta como parte de la política, y sus empleados deben firmar el acuerdo anualmente.

La política real puede incluir los límites de la configuración de cuánto se puede gastar por día o por compra. También debe establecer qué tipos de gastos son permitidos y dejar en claro que necesita recibos para todos los gastos.

En resumen, desea establecer las reglas básicas para usar la tarjeta de crédito. Esto se debe a que las tarjetas de crédito y el interés que acumulan pueden salir de control si no se controla.

Al escribir su política de gastos, debe tener claro el proceso disciplinario. Esto será útil en casos de incumplimiento. Una vez que tenga los acuerdos firmados, puede, y debe hacer cumplir la acción disciplinaria si es necesario.

Limitaciones establecidas

además de establecer gastos Límites, también querrá limitar los tipos de compras que se pueden realizar con tarjetas de crédito comerciales. Esto ayudará a evitar que sus empleados realicen compras personales con la tarjeta.

La creación de categorías de compra también puede ser útil. Por ejemplo, es posible que desee permitir que solo ciertos tipos de gastos se carguen a la tarjeta. Crear límites sobre cuánto se puede gastar en cada categoría también puede ser beneficioso.

Límites de configuración para almuerzos de la compañía, habitaciones de hotel y otros gastos podrían marcar la diferencia. Podría ser la clave entre el uso responsable de la tarjeta de la compañía y los empleados que se entregan en nombre de la empresa.

Simplifique los informes de gastos

facilita que sus empleados sigan sus gastos simplificando el proceso de informes de gastos. Pedir recibos es obligatorio si desea evitar un gasto excesivo.

Este sistema no es perfecto y Puede crear una molestia cuando las cosas salen mal. Después de todo, los recibos pueden perderse fácilmente o dañarse. Además, este enfoque requiere que una persona de su empresa supervisa el proceso de verificación y coincida con los recibos con los gastos.

La forma más fácil de administrar esto es mediante el uso de un software que permite a los empleados enviar sus gastos y rastrear los gastos fácilmente. También es posible que desee considerar proporcionar a los empleados informes de gastos preimpresos o plantillas que puedan usar.

completar un informe cada vez que se usa una tarjeta puede parecer una pérdida de tiempo de todos. Sin embargo, tener todo documentado para que las personas puedan ser responsables demostrarán ser invaluables si surge un problema.

Actividad del monitor y establece alertas

Es importante monitorear la actividad de la tarjeta de crédito de su negocio y asegurarse de que todos los cargos sean legítimos. Puedes hacer esto registrando para una cuenta en línea con su emisor de tarjeta de crédito. Puede configurar alertas para cuándo se realiza una compra o el saldo alcanza una cierta cantidad.

Esto lo ayudará a identificar los cargos no autorizados y tomar medidas en consecuencia. Si se deja sin supervisión, el uso de tarjeta de crédito irresponsable podría generar deuda y tener un impacto negativo en el puntaje de crédito de su empresa. Con un puntaje de crédito redondeado por la deuda de la tarjeta de crédito, es posible que le resulte difícil pedir prestado capital para su negocio en el futuro.

tiene un plan para manejar los problemas

A pesar de sus mejores esfuerzos, puede haber momentos en que surgen problemas. A veces, los problemas en cuestión podrían perderse vuelos o el equipo de ventas que se ocupa de un cliente complicado que requiere que gaste más de lo que había presupuestado.

Es esencial tener un plan para manejar estas situaciones incluso antes de que surjan. Si lo hace, sus empleados no Sea tentado a resolverlos simplemente deslizando la tarjeta de crédito. La solución podría ser tener un contacto designado para informar problemas o establecer procedimientos para la resolución de disputas.

Por otro lado, si el problema se reduce al mal uso de la tarjeta por parte de un empleado por razones personales, debe ser estricto y firme al respecto. Asegúrese de abordar el problema en el momento y el lugar adecuados.

debe asegurarse de que todo el proceso sea transparente; Todos los que tienen acceso a tarjetas de crédito deben comprender lo que es aceptable y lo que no se tolerará. Al crear un nivel sólido de transparencia, también alentará a los empleados a presentar cualquier problema que puedan tener.

Todos en todos los

siguiendo estos consejos, puede ayudar a mantener su tarjeta de crédito comercial bajo control y evitar cualquier problema potencial. La implementación de estas pautas contribuirá en gran medida a garantizar que su tarjeta de crédito comercial se usa de manera responsable y eficiente.

Autor

Aleksandra Arsic es especialista en contenido en Fortunly.com. Con un título en economía, disfruta de temas como las finanzas, la economía global y también la informática. Se le puede encontrar escribiendo, diseñando y desarrollando todo tipo de contenido de calidad, y se asegura de que se mantenga al día con las últimas tendencias tecnológicas

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