Preparación para escala – Tecnología clave para el crecimiento para pequeñas empresas

empresarios son apasionados por el crecimiento de sus empresas. Llevan muchos sombreros a medida que escalan su negocio, desde CEO y CIO hasta Gerente de Finanzas. Muchos en sus primeros días de inicio manejan personalmente una gran variedad de tareas que requieren mucho tiempo, incluida la aprobación de informes de gastos y la emisión manual de cheques.

Preparación para escala

Entre el tercer y quinto año de un negocio, los empresarios exitosos comienzan a darse cuenta de que no pueden hacer todo. Deben priorizar las listas diarias de tareas pendientes al tiempo que se centran en la innovación y otras contribuciones de alto valor para hacer crecer su negocio. Esto significa invertir en tecnología que puede administrar tareas que requieren mucho tiempo que alguna vez se manejaron.

Al mismo tiempo, los propietarios de pequeñas empresas siempre se centran en los números. El treinta y nueve por ciento de los dueños de negocios usan efectivo para comenzar sus empresas, y el 62 por ciento de Los propietarios de pequeñas empresas usan fondos personales para enfrentar varios desafíos financieros. Tener una empresa más grande significa más empleados, más proveedores y más gastos diarios, todos los cuales deben ser monitoreados cuidadosamente, particularmente desde una perspectiva en efectivo. Esta es otra área donde la tecnología correcta puede maximizar el crecimiento.

La lucha con los procesos manuales

Crazy Aaron Enterprises es un ejemplo de cómo la tecnología puede eliminar las tareas serviles y mejorar el flujo de efectivo para apoyar el crecimiento.

fundado en 2002 por Aaron Muderick, el producto insignia de la compañía es Thinking Putty®, una sustancia a base de silicio que rebota, estira, brotes, moldes e incluso brilla en la oscuridad. Para fabricarlo y productos relacionados, Muderick emplea a “personas excepcionales con discapacidades intelectuales y físicas”, para usar sus palabras.

Al igual que muchos propietarios de pequeñas empresas, Muderick comenzó Su empresa a tiempo parcial y se mudó a tiempo completo a medida que su base de clientes crecía. Aunque dio la bienvenida al crecimiento, vino con un precio. Se encontró gastando más y más tiempo y energía en detalles operativos, especialmente la gestión de gastos. Como dice Muderick: “Durante muchos, muchos años, yo fui el departamento de finanzas. Los proyectos de ley me atravesaron y toda la gestión asociada de las finanzas también”.

Muderick estaba tan ocupado que estaba lidiando con tareas como el papeleo de informes de gastos por la noche, mucho después de que terminó el día hábil, en lugar de recargar durante el siguiente día ocupado “, noté que la pila de facturas que necesitaban salir cada vez El mes estaba creciendo, y sabía que era hora de buscar una solución más madura, incluso si éramos una compañía de juguetes muy inmaduros “.

Gestión de gastos en acción

Afortunadamente, como aprendió Muderick, hay soluciones para obtener visibilidad Gastos y reduciendo el tiempo dedicado a administrarlos. El sofisticado software de gestión de gastos puede automatizar las tareas que requieren mucho tiempo asociadas con la gestión de gastos, las facturas y los viajes, al tiempo que proporciona una imagen clara de cómo se gasta el efectivo.

Muchos empresarios pueden rehuir estas soluciones, pensando que no están listos para lo que consideran tecnología empresarial. Muderick estaría muy en desacuerdo. Su movimiento a una solución de gestión de gastos no trajo más que beneficios: “Nos libera para mantenernos enfocados, y eso es lo que cada empresa realmente necesita hacer si van a encontrar éxito y crecimiento a largo plazo. Concéntrese en su misión. ”

AI, la movilidad es clave

Una tecnología clave detrás de estas soluciones es la inteligencia artificial (IA), que alimenta un nivel de automatización nunca antes posible. Por ejemplo, los sistemas basados ​​en IA pueden aprender cómo clasificar los gastos, Entonces, en lugar de hacer ese trabajo, los humanos solo necesitan darle una revisión rápida.

Otra característica importante es el acceso móvil. Las aplicaciones modernas brindan a los empleados en cualquier lugar/en cualquier momento acceso al sistema de gestión de gastos. Por ejemplo, los empleados pueden enviar un informe de gastos para un viaje de negocios usando su teléfono inteligente. Simplemente toman fotos de los recibos y las suben a los informes de gastos, ahorrando tiempo del proceso manual, en papel. Un 75 por ciento de los empleados en un estudio dijo que sus teléfonos inteligentes los hicieron más productivos, y para el 97 por ciento de los usuarios, las aplicaciones de productividad son el tipo de aplicación más dominante en su dispositivo móvil.

La base para el éxito

El crecimiento trae muchos desafíos. Cuando se trata de la gestión de gastos, estos desafíos son particularmente importantes, porque es efectivo lo que alimenta el crecimiento. Algunos consejos para el éxito:

Centrarse en actividades estratégicas que agregan valor y promover la innovación. Use la tecnología para automatizar los procesos manuales que comen tiempo y energía que podrían gastarse mejor en el negocio. No asuma que las soluciones sofisticadas y de alta potencia son solo para empresas gigantes. Las soluciones de gestión de gastos

requieren algunos ajustes a los procesos, pero ciertamente no fue un problema para Muderick. Vio en su sistema de gestión de gastos “una forma que ha sido muy bien pensada que funcionará para nuestro negocio, al igual que funciona para miles de otras empresas”.

La lección en esta historia es que la tecnología de alta potencia que alguna vez estuvo disponible solo para las empresas globales ahora puede satisfacer las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Implementar esta tecnología puede facilitar la vida de los empresarios y tener un efecto positivo en sus En pocas palabras.

Artículo enviado por Mari-Frances Bentvelzen, SAP Concur

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