7 pasos para un mejor sistema de archivo digital

Ya sea que siempre haya tenido un sistema de archivo digital o que haya sido 100% digital como resultado de la pandemia, su sistema de archivo es esencial para su trabajo diario. Sin embargo, al igual que los sistemas de archivo en papel, los sistemas de archivo digital necesitan estructura y organización continua para ser más eficaces. ¿Cuándo fue la última vez que analizó las carpetas y archivos del sistema?

hay probablemente una lista larga de documentos arbitrarios que nunca la hicieron en una carpeta. También verás documentos cuyos nombres no puedes descifrar porque parecen un código secreto. Navegar por un sistema de archivos desorganizado pierde tiempo valioso, es frustrante y contraproducente cuando se configuran carpetas duplicadas. Estos 7 pasos para un sistema de archivo digital más eficaz ahorrarán tiempo y resultarán en un sistema de archivo más fácil de usar.

guardan la estructura del archivo simples.

Principio limitando el número de carpetas principales para aquellos que son esenciales para su negocio. Mantenga las categorías amplias y utilice un número mínimo de subcarpetas para dividir aún más el contenido en agrupaciones lógicas. Por ejemplo, puede organizar las carpetas principales por departamentos (finanzas, marketing, etc.), clientes o productos. A continuación, las subcarpetas de financiación podrían incluir presupuestos y estados financieros.

limitan el número de chasquidos.

Siendo capaz a rápidamente y eficazmente localizan un documento cuando necesario debería ser el objetivo. Esto significa menos clics mientras navega por el sistema de archivo. Al diseñar la estructura de archivos, concéntrese en limitar el número de clics a 3. De esta manera habrá menos frustración porque la información puede ser localizada más fácilmente.

implican a los usuarios.

Si su sistema de clasificación pudiera usar la reorganización, tenga aquellos que usan el sistema compartan sus comentarios sobre lo que está funcionando y lo que no. Aunque puede haber buenas intenciones cuando se configuró el sistema, la estructura de archivos y los nombres de carpetas pueden no ser intuitivos para aquellos que realmente los utilizan diariamente.

ser consecuente con nombramiento del documento.

Crean un sistema de nombramiento del documento simple que cada uno en su compañía sigue. El nombre debe ser claro, conciso y descriptivo para que todos los usuarios tengan un sentido del contenido de un documento antes de abrirlo. Además, se debe incluir la fecha y la versión. Determine el orden de esta información para que todos los documentos se alineen en una carpeta en el orden correcto.

asignan un monitor del sistema de clasificación.

Una vez que haya reorganizado su sistema de clasificación digital, encomiende a un empleado examinar periódicamente los contenidos del sistema de clasificación durante el año. Su objetivo es asegúrese de que todos los documentos se archivan de acuerdo con las directrices establecidas, vigile los posibles problemas y encárgese de ellos antes de que se conviertan en un problema mayor .

Archivo, Archivo, Archivo .

Ya que su negocio crece, sus servicios o productos pueden cambiar. Aunque es posible que no desee eliminar ninguna de la información recopilada, ya no tendrá acceso a ella. Sin embargo, está desordenando su sistema de archivos. Al organizar esta información y moverla a una carpeta de archivo, siempre puede recuperarla si es necesario.

programan Cleanouts anual.

Muchísimo como sistemas de clasificación de papel, los sistemas de clasificación digitales se deberían examinar y decluttered una vez al año. Programar el tiempo y asignar la responsabilidad de esta tarea puede ser parte de las actividades de fin de año. La información que ya no es necesaria debe archivarse. Documentos que no estén en carpetas deben archivarse. Las carpetas vacías deben eliminarse.

Donante

Stephanie Shalofsky, fundador de La Zona de Organización, se especializa en el funcionamiento con pequeñas empresas para conseguir control de su ambiente de trabajo que causa espacios de trabajo más productivos y profesionales. Aporta a su trabajo la disciplina, profesionalidad y habilidades de gestión de proyectos que provienen de años de empleo corporativo. Esto combinado con su formación como Organizadora Profesional Virtual Certificada y Especialista Certificada en Ambiente Productivo , además de su estilo empático sin juicios le permite crear espacios de trabajo altamente funcionales y organizados para sus clientes. www.theorganizingzone.com

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