Business -Kreditkarten: Ein 6 -Punkte -Leitfaden für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer wissen Sie, dass eine Kreditkarte ein hilfreiches Tool für die Verwaltung der Finanzen Ihres Unternehmens sein kann. Dies ist auch eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, ihre Geschäftskosten zu bewältigen.

Aber wenn sie nicht korrekt verwendet werden, können Kreditkarten schnell außer Kontrolle geraten und schwerwiegende Probleme für Ihr Unternehmen verursachen. Lassen Sie uns Ihnen also einige Tipps geben, wie Sie Ihre Geschäftskreditkarte unter Kontrolle halten können.

Karten mit Bedacht verteilen.

ist weise darüber, wen Sie mit einer Geschäftskreditkarte anvertrauen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Karten nur den Mitarbeitern geben, denen Sie vertrauen, um vernünftig zu sein, und die sie tatsächlich benötigen, um ihre berufsbezogenen Aufgaben zu erledigen.

im Wesentlichen, je weniger Karten Sie verteilen, desto weniger Möglichkeiten gibt es für Missbrauch. Es ist wichtig, die Anzahl der Karten zu begrenzen Sie geben aus; Auf diese Weise können Sie die Ausgaben genauer im Auge behalten, verstehen, wer Karten verantwortungsbewusst und wer nicht, und nicht zu viele Ausgaben zu haben, um sie zu verfolgen.

Sie können alternative Routen für Mitarbeiter einrichten, die keine Anspruch auf eine Unternehmenskreditkarte haben. Bei nicht förderfähigen Mitarbeitern könnte kleinliches Bargeld oder eine ähnliche Lösung mit gepooltem Geld eine bessere Wahl sein. Sie können die Mitarbeiter auch die Zahlung von Unternehmenskosten mithilfe ihrer persönlichen Karten auf der Grundlage von Quittungen erstatten.

Wenn Sie sich für einen alternativen Ansatz entscheiden, stellen Sie sicher, dass dies ein gesundes Maß an Rechenschaftspflicht bietet.

Vergessen Sie nicht, Karten von Mitarbeitern zu sammeln, wenn sie das Unternehmen verlassen. Entrechtete Mitarbeiter können die Karte missbrauchen, und es könnte schwierig und zeitaufwändig sein, diesen Schaden rückgängig zu machen.

Erstellen einer Kostenpolitik

Eine Ausgabenrichtlinie ist ein Satz von Richtlinien, die Unternehmen zur Verwaltung der Mitarbeiterausgaben verwenden. Es ist ratsam, eine Kartenbenutzervereinbarung als Teil der Richtlinie aufzunehmen, und Ihre Mitarbeiter sollten die Vereinbarung jährlich unterschreiben.

Die tatsächliche Richtlinie kann umfassen, wie viel ausgegeben werden kann oder pro Kauf. Sie sollten auch festlegen, welche Arten von Ausgaben zulässig sind, und klarstellen, dass Sie Quittungen für alle Ausgaben benötigen.

Kurz gesagt, Sie möchten die Grundregeln für die Verwendung der Kreditkarte festlegen. Dies liegt daran, dass Kreditkarten und das Zinsen, das sie angrenzen, außer Kontrolle geraten können, wenn sie nicht kontrolliert werden.

Wenn Sie Ihre Kostenpolitik schreiben, sollten Sie sich über den Disziplinarprozess klar machen. Dies wird bei Nichteinhaltung nützlich sein. Sobald Sie die unterschriebenen Vereinbarungen haben, können und sollten Sie bei Bedarf Disziplinarmaßnahmen erzwingen.

Einschränkungen einstellen

zusätzlich zum Einstellen der Ausgaben In Grenzen möchten Sie auch die Arten von Einkäufen einschränken, die mit Geschäftskreditkarten getätigt werden können. Dies hilft, dass Ihre Mitarbeiter persönliche Einkäufe mit der Karte tätigen.

Erstellen von Kaufkategorien können ebenfalls hilfreich sein. Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise nur bestimmte Arten von Ausgaben der Karte belastet werden. Das Erstellen von Grenzen dafür, wie viel in jeder Kategorie ausgegeben werden kann, kann ebenfalls von Vorteil sein.

Einstellungsgrenzen für Firmen Mittagessen, Hotelzimmer und andere Ausgaben können den Unterschied ausmachen. Dies könnte der Schlüssel zwischen verantwortungsbewussten Unternehmenskarten und Mitarbeitern sein, die sich im Namen des Unternehmens hingeben.

Vereinfachen Sie die Kostenberichterstattung

erleichtern Ihren Mitarbeitern, ihre Ausgaben zu verfolgen, indem Sie den Ausgabenberichterstattungsprozess vereinfachen. Nach Einnahmen zu fragen ist obligatorisch, wenn Sie Überausgaben verhindern möchten.

Dieses System ist nicht perfekt und Es kann einen Problem erzeugen, wenn etwas schief geht. Schließlich können Quittungen leicht verloren gehen oder beschädigt werden. Darüber hinaus erfordert dieser Ansatz eine Person aus Ihrem Unternehmen, den Überprüfungsvorgang zu überwachen und die Quittungen mit den Ausgaben zu entsprechen.

Die einfachere Möglichkeit, dies zu verwalten, besteht darin, Software zu verwenden, mit der Mitarbeiter ihre Kosten einreichen und die Ausgaben problemlos verfolgen können. Möglicherweise möchten Sie den Mitarbeitern auch in Betracht ziehen, vorgedruckte Kostenberichte oder Vorlagen, die sie verwenden können.

Einfügen eines Berichts jedes Mal, wenn eine Karte verwendet wird, mag eine Verschwendung von aller Zeiten erscheinen. Wenn alles dokumentiert ist, damit die Menschen zur Rechenschaft gezogen werden können, ist er von unschätzbarem Wert, wenn und wenn ein Problem auftritt.

Überwachen Sie die Aktivität und setzen Sie Warnungen

Es ist wichtig, Ihre Geschäftskreditkartenaktivitäten zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Gebühren legitim sind. Sie können dies tun, indem Sie sich anmelden Für ein Online -Konto mit Ihrem Kreditkartenausweis. Sie können Warnungen für den Kauf einrichten oder der Guthaben erreicht einen bestimmten Betrag.

Dies hilft Ihnen dabei, nicht autorisierte Gebühren zu identifizieren und entsprechend Maßnahmen zu ergreifen. Wenn sie unbeaufsichtigt bleiben, kann dies unverantwortlicher Kreditkartenverbrauch Schulden generieren und sich negativ auf die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens auswirken. Mit einer von Kreditkartenschulden abgewichteten Kreditwürdigkeit ist es möglicherweise schwierig, Kapital für Ihr Unternehmen zu leihen.

verfügt über einen Plan, um Probleme zu lösen.

Trotz Ihrer besten Anstrengungen können Zeiten auftreten. Manchmal können die fraglichen Probleme Flüge oder das Verkaufsteam mit einem komplizierten Kunden, bei dem Sie mehr ausgeben, als Sie budgetiert hatten, verpasst werden.

Es ist wichtig, einen Plan für den Umgang mit diesen Situationen zu haben, noch bevor sie entstehen. Wenn Sie dies tun, werden Ihre Mitarbeiter nicht nicht Seien Sie versucht, sie zu lösen, indem Sie einfach die Kreditkarte wischen. Die Lösung könnte einen benannten Kontakt zur Meldung von Problemen oder zur Festlegung von Verfahren zur Streitbeilegung haben.

dagegen, wenn das Problem aus persönlichen Gründen auf offensichtliche Missbrauch der Karte durch einen Mitarbeiter hinausgeht, sollten Sie streng und fest sein. Stellen Sie sicher, dass Sie das Problem zur richtigen Zeit und zum richtigen Ort ansprechen.

Sie sollten sicherstellen, dass der gesamte Prozess transparent ist. Jeder, der Zugang zu Kreditkarten hat, muss verstehen, was akzeptabel ist und was nicht toleriert wird. Indem Sie ein solides Maß an Transparenz schaffen, ermutigen Sie die Mitarbeiter auch, alle Probleme zu lösen, die sie möglicherweise haben.

Alle in allen

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Ihre Geschäftsbonitätskarte unter Kontrolle halten und potenzielle Probleme vermeiden. Die Implementierung dieser Richtlinien läuft einen großen Beitrag zur Gewährleistung Dass Ihre Business -Kreditkarte verantwortungsbewusst und effizient verwendet wird.

Autor

Aleksandra Arsic ist ein Inhaltsspezialist bei Fortunly.com. Mit einem Abschluss in Wirtschaftswissenschaften genießt sie Themen wie Finanzen, Weltwirtschaft und auch Informatik. Sie kann alle möglichen Qualitätsinhalte schreiben, entwerfen und entwickeln, und stellt sicher, dass sie mit den neuesten Technologietrends

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