7 Schritte zu einem besseren digitalen Ablagesystem

Ob Sie schon immer ein digitales Ablagesystem hatten oder infolge der Pandemie zu 100% digital waren – Ihr Ablagesystem ist für Ihre tägliche Arbeit unerlässlich. Wie Papierablagesysteme benötigen digitale Ablagesysteme jedoch Struktur und laufende Organisation, um am effektivsten zu sein. Wann haben Sie das letzte Mal durch die Ordner und Dateien in Ihrem System gescannt?

Es gibt wahrscheinlich eine lange Liste von zufälligen Dokumenten, die es nie in einen Ordner geschafft haben. Sie werden auch Dokumente sehen, deren Namen Sie nicht entschlüsseln können, weil sie wie ein geheimer Code aussehen. Das Navigieren durch ein unorganisiertes Ablagesystem verschwendet wertvolle Zeit, ist frustrierend und kontraproduktiv, wenn doppelte Ordner eingerichtet werden. Diese 7 Schritte für ein effektiveres digitales Ablagesystem sparen Zeit und führen zu einem benutzerfreundlicheren Ablagesystem.

Halten Sie die Dateistruktur einfach .

Beginnen Sie mit der Begrenzung der Anzahl der Hauptordner zu denen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Halten Sie die Kategorien breit und verwenden Sie eine minimale Anzahl von Unterordnern, um den Inhalt weiter in logische Gruppierungen aufzuteilen. Beispielsweise können Sie die Hauptordner nach Abteilungen (Finanzen, Marketing usw.), Kunden oder Produkten organisieren. Dann könnten die finanzierten Unterordner Budgets und Jahresabschlüsse enthalten.

Begrenzen Sie die Anzahl der Klicks.

Die schnelle und effiziente Suche nach einem Dokument sollte das Ziel sein. Dies bedeutet weniger Klicks, während Sie durch das Ablagesystem navigieren. Konzentrieren Sie sich beim Entwerfen der Dateistruktur darauf, die Anzahl der Klicks auf 3 zu begrenzen. Auf diese Weise wird es weniger Frustration geben, weil Informationen leichter lokalisiert werden können.

Holen Sie sich die beteiligten Benutzer.

Wenn Ihr Ablagesystem die Neuorganisation verwenden könnte, verfügen Sie über diejenigen, die das System verwenden. teilen ihr Feedback darüber, was funktioniert und was nicht. Während es gute Absichten gab, als das System eingerichtet wurde, sind die Dateistruktur und die Ordnernamen möglicherweise nicht intuitiv für diejenigen, die sie tatsächlich täglich verwenden.

stimmen mit der Benennung von Dokumenten überein.

Erstellen Sie ein einfaches Dokumentennamensystem, dem jeder in Ihrem Unternehmen folgt. Der Name sollte klar, prägnant und beschreibend sein, damit alle Benutzer einen Sinn für den Inhalt eines Dokuments haben, bevor sie es öffnen. Darüber hinaus sollten Datum und Version enthalten sein. Legen Sie die Reihenfolge dieser Informationen so fest, dass alle Dokumente in der richtigen Reihenfolge in einem Ordner angeordnet sind.

weisen Sie einen Ablagesystemmonitor zu.

Nachdem Sie Ihr digitales Ablagesystem neu organisiert haben, weisen Sie einem Mitarbeiter zu, den Inhalt des Ablagesystems im Laufe des Jahres regelmäßig zu überprüfen. Ihr Ziel ist es, Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente gemäß den festgelegten Richtlinien eingereicht werden, halten Sie ein Auge auf potenzielle Probleme, und adressieren Sie sie, bevor sie ein größeres Problem werden .

Archiv, Archiv, Archiv .

Wenn Ihr Unternehmen wächst, können sich Ihre Dienstleistungen oder Produkte ändern. Während Sie möglicherweise keine der gesammelten Informationen löschen möchten, greifen Sie nicht mehr darauf zu. Es klappt jedoch Ihr Ablagesystem. Wenn Sie diese Informationen organisieren und in einen Archivordner verschieben, können Sie sie bei Bedarf jederzeit abrufen.

Planen Sie jährliche Bereinigungen.

Ähnlich wie Papierablagesysteme sollten digitale Ablagesysteme einmal jährlich überprüft und ausgeräumt werden. Die Terminierung und die Zuweisung der Verantwortung für diesen Vorgang kann Teil der Aktivitäten zum Jahresende sein. Informationen, die nicht mehr benötigt werden, sollten archiviert werden. Dokumente die nicht in Ordnern sind, sollten abgelegt werden. Leere Ordner sollten gelöscht werden.

Mitwirkende

Stephanie Shalofsky, Gründerin von The Organizing Zone, ist spezialisiert auf die Zusammenarbeit mit kleinen Unternehmen, um die Kontrolle über ihr Arbeitsumfeld zu erlangen, was zu produktiveren und professionelleren Arbeitsräumen führt. Sie bringt die Disziplin, Professionalität und Projektmanagement-Fähigkeiten mit, die aus jahrelanger Unternehmensbeschäftigung stammen. Dies kombiniert mit ihrer Ausbildung zum Certified Virtual Professional Organizer und Certified Productive Environment Specialist sowie ihrem nicht beurteilten empathischen Stil ermöglicht es ihr, hochfunktionale und organisierte Arbeitsbereiche für ihre Kunden zu schaffen. www.theorganizingzone.com

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