7 kroków do lepszego systemu plików cyfrowych

Czy zawsze miałeś cyfrowy system składania lub poszedł w 100% cyfrowy w wyniku pandemii, twój system filmu jest niezbędny dla Twojej codziennej pracy. Jednak jak systemy składania papieru, cyfrowe systemy zgłoszeń wymagają struktury i trwające organizowanie, aby być najbardziej skutecznym. Kiedy ostatni raz skanowałeś przez foldery i pliki w swoim systemie?

Jest prawdopodobnie długa lista losowych dokumentów, które nigdy nie wprowadziły go do folderu. Zobaczysz także dokumenty, których nazwy nie można rozszyfrować, ponieważ wyglądają jak tajny kod. Nawigacja za pośrednictwem zdezorganizowanego systemu segmentu, jest cennym czasem, jest frustrujące i jest kontrabowe, gdy konfigurowane są duplikaty folderów. Te 7 kroków dla bardziej efektywnego systemu plików cyfrowej pozwoli zaoszczędzić czas i spowodować bardziej przyjazny dla użytkownika system filmu.

Zachowaj strukturę plików prosty .

Zacznij od ograniczania liczby Główne foldery dla tych, które są niezbędne dla Twojej firmy. Trzymaj kategorie szerokie i użyj minimalnej liczby podfolderów, aby jeszcze bardziej podzielić zawartość w grupę logiczną. Na przykład możesz zorganizować główne foldery przez działy (finanse, marketing itp.), Klientów lub produktów. Następnie podfoldery w ramach finansów mogą obejmować budżety i sprawozdania finansowe.

Ogranicz liczbę kliknięć.

W stanie szybko i skutecznie zlokalizować dokument w razie potrzeby, powinien być celem. Oznacza to mniej kliknięć, ponieważ nawigujesz przez system filmu. Przy projektowaniu struktury pliku skup się na ograniczeniu liczby kliknięć do 3. W ten sposób będzie mniej frustracji, ponieważ informacje mogą być łatwiejsze zlokalizowane.

Uzyskaj zaangażowane użytkowników.

Jeśli system filmu może użyć ponownego organizacji, mieć te, które korzystają z systemu Podziel się ich informacjami zwrotnymi dotyczącymi tego, co działa i co nie jest. Chociaż może być dobre intencje, gdy system został skonfigurowany, struktura plików i nazwy folderów mogą nie być intuicyjne dla tych, którzy faktycznie korzystają z nich codziennie.

Bądź zgodny z nazewnictwa dokumentów.

Utwórz prosty system nazewnictwa dokumentów, który następuje wszyscy w Twojej firmie. Nazwa powinna być jasna, zwięzła i opisowa, dzięki czemu wszyscy użytkownicy będą mieli poczucie zawartości dokumentu przed jej otwarciem. Ponadto należy dołączyć datę i wersję. Określ kolejność tych informacji, dzięki czemu wszystkie dokumenty określają w folderze we właściwej kolejności.

Przypisz monitor systemu składania.

Po ponownym zorganizowaniu systemu filtwa cyfrowego przypisz członek personelu do okresowego przeglądu zawartości systemu zgłoszenia w ciągu roku. Ich celem jest Upewnij się, że wszystkie dokumenty są złożone zgodnie z ustalonymi wytycznymi, zachowują oko do potencjalnych kwestii i zwróć się o nich, zanim stają się większy problem .

Archiwum, Archiwum, Archiwum .

, ponieważ Twoja firma rośnie, Twoje usługi lub produkty mogą się zmienić. Chociaż możesz nie chcieć usunąć żadnej zebranej informacji, nie ma już dostępu do niej. Jest jednak zaśmiecany system filmu. Organizując te informacje i przenosząc go do folderu archiwum, zawsze możesz go odzyskać w razie potrzeby.

Harmonogram rocznych środków czyszczących.

Bardzo podobnie jak systemy papieru do papieru, systemy cyfrowe powinny zostać poddane przeglądowi i odmówić raz w roku. Czas planowania i przypisanie odpowiedzialności za to zadanie może być częścią działalności końcowej roku. Informacje, które nie są już potrzebne. Dokumenty Należy złożyć w folderach. Puste foldery należy usunąć.

Sportor

Stephanie Shalofsky, założyciel strefy organizacyjnej, specjalizuje się w pracy z małymi firmami do zdobycia kontroli nad ich środowiskiem pracy wynikającym w bardziej produktywnych i profesjonalnych obszarach roboczych. Przynosi jej pracę Dyscyplina, profesjonalizm i umiejętności zarządzania projektami, które pochodzą z lat zatrudnienia korporacyjnego. W połączeniu z jej treningiem jako certyfikowany wirtualny profesjonalny organizator i certyfikowany specjalistę na środowisko produkcyjne , a jej nie osądzający styl empatyczny umożliwia jej stworzenie wysoce funkcjonalnych i zorganizowanych obszarów roboczych dla swoich klientów. www.theorganizingzone.com

Post 7 kroków do lepszego systemu plików cyfrowych pojawił się najpierw na smarthustle.com.

.